Handleiding: Gratis Factuur Maken met CloudFactuur.nl

Wat is CloudFactuur.nl?

CloudFactuur.nl is een gratis online factuurtool waarmee u snel en eenvoudig professionele facturen aanmaakt. Het programma werkt volledig in uw browser — geen software installeren, geen account aanmaken. Ideaal voor ZZP'ers, eenmanszaken en kleine ondernemers die gratis willen factureren.

Wat kunt u doen met dit gratis facturatieprogramma?

• Gratis een factuur opmaken met uw eigen bedrijfsgegevens en logo
• BTW berekenen tegen 21%, 9% of 0% — automatisch en correct
• Meerdere factuurregels toevoegen, sorteren en verwijderen
• Een professionele PDF downloaden in drie verschillende lay-outs
• Facturen opslaan in de cloud (na gratis registratie) en terugvinden
• Facturen direct per e-mail versturen met een persoonlijke downloadlink
• De status van elke factuur bijhouden: Concept, Verstuurd of Betaald
• Zien wanneer uw klant de factuur heeft bekeken (oog-icoon met datum en tijd)
• Facturen vergrendelen zodat u ze niet per ongeluk wijzigt

Gratis factuur maken: stap voor stap

Volg deze vijf stappen om in minder dan vijf minuten een gratis factuur aan te maken en te downloaden als PDF.

1. 1
   Vul uw bedrijfsgegevens in Klik in het bovenste gedeelte van de factuur op de velden voor bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. Voer uw KvK-nummer, BTW-nummer en IBAN in — deze worden gecontroleerd op geldigheid. Wilt u uw logo toevoegen? Klik op "Logo uploaden" en kies een afbeelding.
2. 2
   Vul de klantgegevens in Onder "Factureren aan" vult u de naam, het adres en het e-mailadres van uw klant in. De tool onthoudt eerder ingevoerde klantgegevens zodat u bij de volgende factuur sneller klaar bent.
3. 3
   Voeg factuurregels toe Klik op "+ Regel toevoegen" om een nieuwe factuurregel te maken. Vul per regel de omschrijving, het aantal, de eenheidsprijs en het BTW-tarief in. De totalen worden automatisch berekend. Sleept u regels naar een andere volgorde? Gebruik het sleep-icoontje aan de linkerkant.
4. 4
   Stel het factuurnummer en de datum in Rechtsboven op de factuur staan het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum. Het factuurnummer wordt automatisch opgehoogd bij elke nieuwe factuur. U kunt dit handmatig aanpassen als dat nodig is.
5. 5
   Download de gratis PDF Klik op de knop "PDF" rechtsboven (of "PDF downloaden" in de zijbalk). De factuur wordt direct gegenereerd in uw browser en als PDF opgeslagen op uw computer.
6. 6
   Verstuur de factuur per e-mail (optioneel) Klik op "Verstuur per e-mail" om de factuur direct naar uw klant te sturen. Uw klant ontvangt een nette e-mail met een persoonlijke link om de factuur online te bekijken en als PDF te downloaden. Zie hieronder wat er automatisch gebeurt bij het versturen.

Uw facturen opslaan en terugvinden

CloudFactuur.nl slaat uw gegevens automatisch op in uw browser (localStorage). Zolang u dezelfde browser op hetzelfde apparaat gebruikt, staan uw facturen altijd klaar.

Gratis registreren voor meerdere facturen

U kunt vijf facturen gratis afronden zonder account. Een factuur telt pas mee zodra u hem echt gebruikt: op het moment dat u de PDF downloadt of de factuur per e-mail verstuurt. Concepten zijn gratis — u kunt dus onbeperkt facturen aanmaken, uitproberen en weer weggooien zonder dat het u een gratis factuur kost.

Wilt u daarna verder? Dan vraagt de tool u om gratis te registreren met uw e-mailadres. Registreren kost niets en vraagt geen betaalgegevens. U maakt daarna onbeperkt facturen, de vermelding van CloudFactuur onderaan uw PDF vervalt, en uw facturen worden veilig in de cloud bewaard zodat u ze ook op andere apparaten terugvindt.

Factuur vergrendelen

Een vergrendelde factuur draagt een slotje-icoontje in de lijst en kan niet per ongeluk gewijzigd worden. Een factuur wordt automatisch vergrendeld zodra u hem afrondt — dus wanneer u de PDF downloadt of hem per e-mail verstuurt. Dat is met opzet: een factuur die de deur uit is, hoort niet meer te wijzigen, en zo krijgt uw volgende klant automatisch een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer in plaats van een overschreven bestaande.

Moet u toch nog iets corrigeren? Klik op het slotje in de facturenlijst om te ontgrendelen — op eigen risico. Opnieuw downloaden van een factuur die u al had afgerond mag altijd en kost u geen extra gratis factuur.

Back-up downloaden

Via Instellingen → Account kunt u een ZIP-bestand downloaden met al uw facturen en instellingen als back-up.

Factuur versturen, status en "bekeken"

CloudFactuur.nl helpt u niet alleen bij het maken van een factuur, maar ook bij het versturen en het opvolgen ervan. U ziet in één oogopslag welke facturen nog concept zijn, welke verstuurd zijn en of uw klant ze al heeft bekeken.

Verstuur per e-mail

Klik op "Verstuur per e-mail" (rechtsboven of in de zijbalk) en vul het e-mailadres van uw klant in. Uw klant ontvangt een nette e-mail met een persoonlijke, unieke link. Via die link opent uw klant een veilige webpagina waarop de factuur wordt getoond en als PDF kan worden gedownload. De PDF wordt niet als bijlage meegestuurd — dat houdt de e-mail licht en betrouwbaar aflever­baar.

Automatische status en vergrendeling bij versturen

Zodra u een factuur per e-mail verstuurt, gebeurt er automatisch het volgende:

• De status springt van Concept naar Verstuurd. Stond de factuur al op Betaald (of was hij al verstuurd)? Dan blijft die status ongewijzigd.
• De factuur wordt direct vergrendeld, zodat u een verstuurde factuur niet per ongeluk nog wijzigt. Moet u toch iets aanpassen? Ontgrendel de factuur via het slotje in de lijst — op eigen risico.
• De factuur telt vanaf dit moment mee voor uw vijf gratis facturen. Hetzelfde geldt wanneer u alleen de PDF downloadt: ook dan is de factuur af en wordt hij vergrendeld.

Factuurstatus: Concept, Verstuurd, Betaald

Elke factuur in de lijst toont een gekleurd statuslabel: Concept (grijs), Verstuurd (blauw) of Betaald (groen). Klik op het label om de status handmatig te wijzigen — bijvoorbeeld naar "Betaald" zodra uw klant heeft betaald. De status van een vergrendelde factuur kunt u gewoon blijven bijwerken.

Is de factuur bekeken? (oog-icoon)

Zodra uw klant de unieke link uit de e-mail opent, houdt CloudFactuur.nl bij dat de factuur is bekeken. In de facturenlijst ziet u een oog-icoon:

• Een gesloten grijs oog betekent dat de factuur nog niet is bekeken.
• Een open blauw oog betekent dat uw klant de factuur heeft geopend.

Bij een bekeken factuur ziet u bovendien de datum en tijd waarop de factuur voor het laatst is gezien. Zo weet u of het zin heeft om een herinnering te sturen. De bekeken-status wordt automatisch bijgewerkt wanneer u de app opent.

BTW-berekening uitgelegd

CloudFactuur.nl berekent de BTW automatisch en correct volgens de Nederlandse regels. Per factuurregel kiest u het BTW-tarief: 21% (hoog tarief), 9% (laag tarief, o.a. voor voedsel en geneesmiddelen) of 0% (o.a. voor export of vrijgestelde prestaties).

De BTW wordt per tarief afzonderlijk berekend en afgerond op 2 decimalen, conform de fiscale regels. Onderaan de factuur ziet u de subtotalen per BTW-tarief, het totaalbedrag exclusief BTW, het totale BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW.

Validatie van uw gegevens

CloudFactuur.nl controleert automatisch of uw BTW-nummer voldoet aan het Nederlandse formaat (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers) en of uw IBAN geldig is. Een oranje waarschuwingsicoontje verschijnt als een nummer ongeldig lijkt.

Instellingen en personalisatie

Via het tandwiel-icoontje (Instellingen) kunt u de tool aanpassen aan uw wensen:

• Lay-out kiezen: selecteer een klassieke, professionele of moderne factuurstijl voor uw PDF
• Huisstijlkleur: pas de primaire kleur van de factuur aan — de tool haalt automatisch een kleur uit uw logo
• Betalingstermijn: stel een standaard betalingstermijn in (bijv. 14 of 30 dagen)
• Taal: schakel tussen Nederlands en Engels voor de gebruikersinterface
• Donkere modus: activeer een donker kleurenschema als u dat fijner vindt werken

Veelgestelde vragen